İngilizce resmi yazışmalarda, özellikle bir mektup veya e-posta gönderdiğinizde muhatap kişiyi tam olarak bilmediğiniz durumlar olabilir. Bu tür belirsiz durumlarda, genel bir hitap olarak kullanılan en yaygın ifadelerden biri “To Whom It May Concern” cümlesidir. Bu ifade, bilinmeyen bir kişi ya da departmana yönelik yazışmalarda sıklıkla tercih edilir. Bu yazıda, “To Whom It May Concern” ifadesinin nasıl kullanıldığını, hangi durumlarda tercih edildiğini ve doğru yazım kurallarını örneklerle açıklayacağız.

1. “To Whom It May Concern” Nedir?

“To Whom It May Concern”, resmi bir yazışma veya mektuba başlarken muhatap kişinin kim olduğu bilinmediğinde kullanılan genel bir hitap ifadesidir. Türkçe’de “İlgili kişiye” ya da “Yetkiliye” anlamına gelir. Bu ifade, belirli bir kişiye hitap etmek yerine, geniş bir kitleye veya muhatap belli olmayan durumlara yönelik kullanılır.

2. “To Whom It May Concern” Ne Zaman Kullanılır?

Bu ifade genellikle resmi yazışmalarda kullanılır ve muhatap kişinin adı, unvanı ya da departmanı bilinmediğinde başvurulan bir yöntemdir. “To Whom It May Concern” kullanmanız gereken bazı yaygın durumlar şunlardır:

2.1. Referans Mektupları

Bir kişinin iş başvurusunda bulunurken ya da başka bir pozisyon için referans mektubu yazıldığında, referans mektubunu alacak kişi ya da departman bilinmediğinde bu ifade kullanılır.

  • Örnek: To Whom It May Concern, I am writing to recommend John Doe for the position of Project Manager at your company.

2.2. Şikayet Mektupları

Bir kuruma şikayet dilekçesi ya da mektubu yazarken, şikayetin kim tarafından ele alınacağını bilmediğinizde bu ifadeyi kullanabilirsiniz.

  • Örnek: To Whom It May Concern, I am writing to express my dissatisfaction with the service I received at your store on March 5th.

2.3. Bilgilendirme Mektupları

Birden fazla kişiye ulaşacak ya da belirli bir departman yerine genel bir bilgilendirme yapılacak durumlarda bu ifade kullanılabilir.

  • Örnek: To Whom It May Concern, This letter serves to inform you that I have resigned from my position at XYZ Corporation.

2.4. Resmi Dilekçeler ve İzin Talepleri

Resmi makamlara yazılan dilekçelerde, dilekçenin muhatabı tam olarak bilinmediğinde bu yapı kullanılabilir.

  • Örnek: To Whom It May Concern, I am requesting permission to use the conference hall for a company event.

3. “To Whom It May Concern” Nasıl Yazılır?

Bu ifadenin doğru yazımı, resmi bir yazı stili gerektirir. İşte “To Whom It May Concern” ifadesinin yazımında dikkat edilmesi gereken kurallar:

3.1. Doğru Format ve Noktalama

  • Baş Harflerin Büyük Olması: İfadeyi oluşturan her kelimenin baş harfi büyük yazılmalıdır.
    • Doğru: To Whom It May Concern
    • Yanlış: to whom it may concern
  • Sonrasında İki Nokta Üst Üste Kullanımı: İfadenin sonuna iki nokta üst üste (:) eklenir.
    • Doğru: To Whom It May Concern:
    • Yanlış: To Whom It May Concern, ya da To Whom It May Concern.

3.2. Paragraf Boşluğu

Bu hitaptan sonra bir satır boşluk bırakılır ve ardından yazıya başlanır.

Örnek:

To Whom It May Concern:

 

I am writing to inform you…

4. “To Whom It May Concern” Yerine Alternatif İfadeler

Günümüzde bazı uzmanlar, “To Whom It May Concern” ifadesinin fazla genel ve biraz resmi olduğunu düşünmektedir. Eğer muhatabın kim olduğu hakkında bir tahminde bulunabiliyorsanız veya genel bir hitap yapmanız gerekiyorsa, aşağıdaki alternatifler de tercih edilebilir:

4.1. “Dear Sir or Madam”

Bu ifade de oldukça genel bir hitaptır ve resmi yazışmalarda kullanılır. Yine, hitap edilen kişinin cinsiyeti veya ismi bilinmediğinde kullanılabilir.

  • Örnek: Dear Sir or Madam, I am writing to apply for the job posted on your website.

4.2. “To the Hiring Manager”

Eğer bir iş başvurusu yapıyorsanız ve başvurunun ilgili olduğu kişinin unvanını biliyorsanız ancak adını bilmiyorsanız, bu ifade tercih edilebilir.

  • Örnek: To the Hiring Manager, I am writing to express my interest in the advertised position.

4.3. “Dear [Department Name]”

Bir departmana yönelik yazışma yapıyorsanız, departmanın ismini kullanarak daha kişisel bir hitap oluşturabilirsiniz.

  • Örnek: Dear Customer Service Department, I am writing to file a complaint regarding an order I placed last week.

4.4. “Dear [Job Title]”

Hitap edeceğiniz kişinin iş unvanını biliyorsanız, ancak ismini bilmiyorsanız bu yapı tercih edilebilir.

  • Örnek: Dear Human Resources Director, I would like to discuss the benefits package offered at your company.

5. “To Whom It May Concern” Kullanımında Dikkat Edilmesi Gerekenler

Her ne kadar “To Whom It May Concern” yaygın bir ifade olsa da, bazı durumlarda bu yapı uygun olmayabilir. İşte bu ifadeyi kullanırken dikkat edilmesi gereken bazı noktalar:

5.1. Hitap Edeceğiniz Kişiyi Öğrenmeye Çalışın

Eğer hitap edeceğiniz kişinin kim olduğunu öğrenme imkânınız varsa, bu bilgiyi edinmeye çalışın. Bir isme yönelik yazılan mektuplar veya e-postalar, her zaman daha kişisel ve etkili olur.

  • Öneri: İlgili şirketin web sitesini veya LinkedIn gibi profesyonel platformları kullanarak, muhatabınızın ismini öğrenmeye çalışın.

5.2. Resmi Yazışmalarda Profesyonelliğe Dikkat Edin

“To Whom It May Concern” ifadesi çok resmi bir dilde yazışma gerektirdiğinden, daha samimi ya da gündelik yazışmalarda kullanmak yerine, duruma uygun hitaplar tercih etmek daha doğru olacaktır.

6. Örnek Mektup Yapıları

6.1. İş Başvuru Mektubu

To Whom It May Concern:

I am writing to apply for the position of Marketing Coordinator at XYZ Corporation. With over five years of experience in the field of digital marketing, I am confident that my skills and expertise align with the requirements of the role. 

6.2. Referans Mektubu

To Whom It May Concern:

It is my pleasure to write this letter of recommendation for Jane Doe. As her supervisor for the past three years, I have seen her develop into a highly competent and dedicated professional.

6.3. Şikayet Mektubu

To Whom It May Concern:

I am writing to express my dissatisfaction with the recent service I received at your store. On January 15th, I purchased a product that was defective, and despite returning to the store for an exchange, my issue has not been resolved.